RECRUIT BLOG

2021.08.21

バックオフィス業務をする上で大切にしていること

いつもリクルートブログをご覧いただきありがとうございます。HR草野と申します。私は2009年に新卒採用でDrees the Lifeに入社をしました。ドレスコーディネーター。チーフコーディネーター、ショップの責任者、店舗でのアシスタント、Dressesのアシスタント、HR(採用・教育)・・・と、様々な部署を経験し、現在はHRで総務・労務を中心に、HR業務全般に携わっています。
労務のお仕事は、①毎月決まった時期に発生するもの②毎年決まった時期に発生するもの③不定期に発生するもの がありますが、特にこの数か月は、アソシエイトの契約更新、新入社員の入社、住民税改定、労働保険料の年度更新、36協定届の提出、算定基礎届の提出…など、②の毎年決まった時期に発生する業務が集中していました。毎月、気が付けばもう月末!という感じで、あっという間の数か月でした。毎年決まった時期に発生する業務は、言い換えると1年に1度しか対応がない業務です。年に1度しか対応しない業務となると、どういう流れでやっていたか、システムのどこを操作するのか…もう記憶がありません。記憶力って怖いですね…。
そこで、私たち労務チームは、【メモを残すこと】をとても大切にしています。メモといっても、紙やノートにメモを取るのではなく、チーム内でWEB上に共有しているスプレッドシートにメモを残しています。業務マニュアルの作成とも言えるかと思います。定期的な業務、不定期に発生する業務、できるだけ多くの業務内容とその手順や手続き方法などをメモに残しています。1年ぶりに行う業務でも、メモを見返すことで内容を思い出し、スムーズに業務に取り掛かることができます。また、メモを残していることで、目に触れる機会があるので、もうすぐこの業務があるからスケジュールを立てておこう…という風に、少しずつ準備を進めておくこともできます。

また、メモを残すことは、属人化(ある業務を特定の人が担当していて、特定の人しか業務を進められない状態)を回避することもできます。属人化してしまっていると、退職や異動、休暇の際に業務に支障が出てしまいます。メモを残しておくことで、初めて対応する業務でも、全体像や手順が理解でき、比較的スムーズに業務を進めることができます。
メモを残すメリットとしては、自身の理解度が高まるという点もあるかと思います。自分が行った業務内容を文字化することで、復習になり、また次はこうしようというような改善点の発見にも繋がります。
これからも、メモをうまく活用しながら、チーム内で持っている情報を整理して業務の効率化を図り、またコミュニケーションツールの一環としても役立てていきたいなと思います。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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