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RECRUITING BLOGリクルートブログ

今本社で取り組んでいること

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こんにちは!FAの橋本です。

先日のFA片岡のブログにもありましたが、私も子会社彩苑の決算がやっと終わり、ほっとしているところです。

本社で取り組んでいることが、幾つかあります。その一つが、ペーパーレス化です。
基本的なこととして、コピーを減らすことが第一ですが、経理の仕事においては、伝票など紙での出力は、今までは必要且つ必須条件でした。ですので、果たして何をして減らせばいいのかを考えました。まず、ちょっと遠回りですが、なるべく電卓を使うことをやめてみました。伝票入力し、印刷し、金額があっているかどうかの確認を、今までは電卓でしていました。それを、印刷からファイル出力に変更し、Excelの計算機能を使って確認することにしました。
その結果、大幅な印刷数の削減のみならず、電卓という手作業での計算による間違いややり直し等もなくなり、時間も大幅に削減できました。元々細かい作業が好きではなく、いかにして楽にできるかをいつも考えて作業をしていますので、この効果はとてもうれしかったです!ペーパーレス化に伴い、通信費もかかるFAXの出力もやめようということになりました。今現在慣れるまでの過渡期なことと、不慣れな為、時間がかかったりして、不便だなと思うときもありますが、これについても、皆さんいろいろと工夫をされています。
まずは、メールに添付することが一番わかりやすい方法だと思いますが、わたしはそれぞれの部門で持っているフォルダーに入れています。この社内フォルダーに入れておけば、必要な時、必要な人が、それぞれ確認できますし、メールよりも早くできますので、とても便利です。
HR(人事部)の声掛けから始まったペーパーレス化ですが、一番紙を使用する部署がFAです。もちろん必要な書類や資料まで、紙出力を禁止されているわけではありません。ですので、チェックが必要な書類は、印刷してチェックをしています。

どうしてもエコや経費削減にばかり意識が向いてしまうペーパーレス化ですが、視点を変え、業務効率化の為の一手段として捉え、今後も取り組んでいきたいと思っています。このように、本社においても、いろいろな効率化を進めています。ぜひ、一緒に考え、行動してみませんか。

最後まで、お読みいただきありがとうございました。

 

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