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RECRUITING BLOGリクルートブログ

コロナ禍の決算を終えて

 – FA

リクルートブログをご覧の皆様、こんにちは。
FA(財務経理)の片岡です。

外出自粛による在宅勤務が始まり、1年が経ちました。
FA(財務経理)の部署は3月から4月にかけて、1年間の総まとめである決算業務がありましたが、いつもと変わらず週1回ペースでの本社出勤で決算を終えることができました。
そして今回は、例年より決算が半月~1ヶ月近く早く終わりました。
在宅勤務が進み、時間が有効活用できるようになったのが要因だと感じています。

今回は今年の決算を早く終わらせるために、取り組んできたことをご紹介していこうと思います。

①在宅勤務を増やす
まず、私は会社までの通勤時間が片道1時間半近くかかることもあり、忙しい決算時期はできるだけ会社に行かずに在宅で仕事をしたいと思っていました。
通勤時間が往復だと1日3時間。その3時間を決算業務に充てることができれば、1週間で15時間、1ヶ月で60時間以上時間を確保できるからです。

決算業務は2ヶ月間続くので、2ヶ月だと120時間になります。これだけの時間を通勤時間に充てていたというのは、今思うと信じられません。
この時間を有効活用するためにも、<会社に行かないと出来ない仕事とされているもの>を一つずつ在宅でできるように変えていきました。

例えば、銀行窓口での業務を減らすことです。
特に税金の納付については毎月必ず発生し、決算時期は特に多いのでこれを在宅でもできるようにしました。
自治体や、税金の種類によってはまだ紙の納付書がないと処理できないというものもありますが、大体8割位は在宅でも納税できるようになりました。

そして支払い方法についても見直しています。
今まで月3回のペースで支払をしていましたが、社内で原則月1回に統一することで、支払のための出勤は月末のみに圧縮することができました。
在宅勤務を進めるだけでなく、支払対応に費やしていた時間も抑えることができているため、他の仕事をする時間が確保できるようになりました。

②経費精算の電子化を拡大した
以前から楽楽精算という経費精算システムを導入していましたが、これを使わずに支払処理をしている業務もありました。
経費精算システムを通じて処理をしていればWeb上で請求書や領収証を確認できますが、そうではない対応をしている部分については、出社し、紙ベースで確認しなくてはなりません。

そういった業務を少しでも減らすために、できるだけ多くの業務を経費精算システムを通じて処理するようにしてきました。
今では全国の店舗の方々にもご協力頂き、経費精算システムを使っていただいています。

他にも「いつまでにここまでの作業を終わらせる!」というように目標を細分化して期限を決めたり、人に確認したほうが早い部分は他部署の方に確認するようにしたりと、試行錯誤をした2ヶ月間でした。

 

経理は通常業務が多く中々業務改善の時間が取れないという課題もありますが、だからこそこれからの変化していく時代の中で一番改善が求められる部署です。
経理に関わりの深い国の機関である税務署も、「押印は全て廃止する」と決めたり、電子帳簿保存法を誰でも使えるようにしたりと改善を進めています。
今後は更に、単純作業をアウトソーシングしたり、RPAを使った集計作業の自動化等より効率的に決算業務を進めていけるよう改善したいと考えています

最後までお読み頂きありがとうございました。

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